Vertrouwelijkheidsbeleid – bescherming van persoonsgegevens

• Doel
• Wie zijn wij?
• Waaruit bestaat ons werk?
• Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?
• Waarvoor dienen uw persoonsgegevens bij ons? (verwerkingsdoeleinden)
• Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens?
• Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
• Worden uw gegevens gedeeld naar het buitenland?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Worden uw gegevens beveiligd?
• Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?
• Hoe kunt u gebruik maken van deze rechten?
• Met wie moet u contact opnemen?
• Wijzigingen en actualisering
• Lexicon

Doel

In dit beleid wordt uiteengezet op welke manier SENAGROUP omgaat met persoonlijke gegevens (« persoonsgegevens ») die wij verzamelen en die u aan ons doorgeeft. Het beleid is van toepassing op al uw persoonlijke gegevens die worden verzameld in het kader van onze betrekkingen. Wij verzoeken u dit document goed door te lezen om onze praktijken op dit gebied te leren kennen en te begrijpen.

Wie zijn wij?

SENAGROUP is één van de spelers in de distributie van merken BtoB in de Benelux, waarvan het moederbedrijf gevestigd is in 4651 Battice, Cour Lemaire 26.

In het kader van onze activiteiten moeten wij uw persoonsgegevens verwerken, geheel conform de toepasselijke regelgeving met name van de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van personen (of 'AVG') evenals de gewijzigde wet van 6 januari 1978 betreffende de informatica, bestanden en vrijheden (of ' wet Informatica en Vrijheid').

Waaruit bestaat ons werk?

Wij streven ernaar alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te implementeren om te zorgen dat de grondbeginselen inzake het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens worden nageleefd, en dan met name de volgende principes:

1. Rechtmatigheid, getrouwheid, transparantie: De persoonsgegevens worden rechtmatig, getrouw en transparant verwerkt;
2. Beperking van de doeleinden: De persoonsgegevens worden verwerkt voor bepaalde, duidelijke en wettelijke doeleinden, en worden niet later alsnog verwerkt op een manier die niet strookt met de begindoeleinden;
3. Proportionaliteit van de gegevens: de verzamelde persoonsgegevens zijn adequaat, onmisbaar en beperkt tot datgene wat nodig is voor de verwerkingsdoeleinden;
4. Juistheid van de gegevens: de persoonsgegevens zijn correct en worden actueel gehouden. Alle redelijke maatregelen worden genomen om onjuiste of verouderde gegevens te verwijderen of te corrigeren, naar gelang de verwerkingsdoeleinden.

Hoe verzamelen wij uw persoonlijke gegevens?

Tijdens al onze contacten kan u worden gevraagd bepaalde persoonsgegevens aan ons door te geven met verschillende middelen:

1. Tijdens het aanmaken van uw klantendossier
2. Tijdens uw online aankopen, met name als u onze bestelformulieren invult;
3. Als u onze dienst-na-verkoop benadert, een klacht indient of meer in het algemeen, als u contact opneemt met onze klant-serviceteams
4. Als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief of deelneemt aan een marketingonderzoek of een wedstrijdspel;
5. Als u zich aanmeldt voor een baan in de 'Join us' sectie;
6. En meer in het algemeen bij elk ander contact met ons bedrijf.

Als u navigeert op de internetsites van SENAGROUP, kunnen wij ook cookies gebruiken; kleine tekstbestandjes die op uw apparaat worden geïnstalleerd (computer, tablet of smartphone). Met deze cookies kunnen wij persoonlijke gegevens en informatie verzamelen voor andere doeleinden (bezoekersstatistieken en gebruiksstatistieken van de website, het aanpassen van de website aan uw parameters, cookies van derden voor reclamedoeleinden, enz.).

In het kader van het cookiebeheer, verplichten wij ons ook ons te houden aan de regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Zo wordt de goedkeuring voor cookies gevraagd via de pop-up cookie die duidelijk en zichtbaar verschijnt tijdens uw eerste bezoek aan de website van het bedrijf, indien dit is vereist.

U kunt op elk moment de parameters van de cookies beheren.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens? (verwerkingsdoeleinden)

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk gebruikt om onze handelsrelatie beter te structureren en ons de mogelijkheid te geven u een betere kwaliteitsservice te bieden.

In dit kader worden uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verwerkt:

1. Beheer van de handelsrelatie:

• Het gebruik en beheer van uw klantendossier;
• Het aankopen van producten via onze internetsite;
• Het volgen van bestellingen;
• Het beheer van de dienst na verkoop en klachtenafhandeling;
• Het beheer van verzoeken tot toegang, rectificatie en weigering;
• Het uitvoeren van statistische onderzoeken om het gebruik en de performance van onze internetsite te beoordelen;
• Het uitvoeren van marketingonderzoek, alsmede enquêtes en producttests;
• Het opstellen van een persoonlijk profiel waarmee wij u beter kunnen leren kennen, voor klantenbinding en om op die wijze onze service te verbeteren (profilering);

2. Het uitvoeren van handelingen waarmee wij reclame voor onszelf kunnen maken bij prospects (handelsprospects):
   • Het uitvoeren van handelingen van commerciële verzoeken;
   • Het opstellen van handelsstatistieken;
   • Het organiseren van wedstrijden en/of klantenbindingsacties;
   • Het beheer van commentaar van personen op producten, diensten of inhoud;
3. Het beschermen van onze belangen:
   • Het beheer van fraude,
   • Het beheer van onbetaalde rekeningen,
   • Het beheer van geschillen,
   • Het volgen van terughaalacties;
   • Het beheer om te voldoen aan de verschillende van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen.
4. Het beheer van onze leveranciers en de logistiek (leveringen)

Verwerken wij alle persoonlijke gegevens die u aan ons doorgeeft?

Conform onze verplichtingen, verzamelen we slechts die gegevens die wij noodzakelijk achten voor het uitvoeren van onze activiteiten (het beginsel van het minimaliseren van de gegevens).

Bepaalde gegevens zijn echter onmisbaar voor het verwerken van uw verzoeken en/of bestellingen, andere zorgen ervoor dat wij u beter leren kennen en daarmee ons aanbod beter kunnen afstemmen op uw behoeften. De velden in de verzamelformulieren met een (*) moeten verplicht worden ingevuld. Zo niet, dan zijn wij niet in staat uw verzoek of bestelling in behandeling te nemen of u op uw behoeften afgestemde aanbiedingen te doen.

Wat is de wettelijke basis voor het verwerken van persoonsgegevens?

Het verwerken van uw persoonsgegevens kent verschillende wettelijke bases, afhankelijk van het doel van de betreffende verwerking. In dit kader hebben wij uw gegevens nodig voor:

1. Het uitvoeren van een contractverplichting waarin u partij bent (bijv. Het beheer van uw bestellingen, het beheer van uw levering, enz.)
2. Het veilig stellen van ons wettig belang als verantwoordelijke voor de verwerking (met name kennis ontwikkelen van onze klanten, ons aanbod afstemmen op uw behoeften en/of het maken van reclame);
3. Het voldoen aan een wettelijke verplichting zodra de geldende wetgeving de verwerking van deze gegevens verplicht stelt.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Alleen bevoegde personen binnen onze afdelingen hebben toegang tot uw persoonsgegevens, en dit alleen naar gelang de noodzaak binnen hun beroep.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan andere onderdelen van de groep, en aan onze partners (“onderaannemers”) waarvan hun diensten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze diensten als verantwoordelijke voor de verwerking. Uw gegevens kunnen bijvoorbeeld worden doorgegeven aan dienstverleners die de opslag en informatica-onderhoud regelen, alsmede de activiteiten van levering, fraudebeheer, enz.

In dit kader spannen wij ons in alleen gebruik te maken van onderaannemers die voldoende garanties bieden en onze verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens naleven.

Worden uw gegevens doorgegeven aan het buitenland?

In bepaalde gevallen kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan onze goedgekeurde partners buiten de Europese Economische Unie; dit bij naleving van de van toepassing zijnde regelgeving.

Meer in het algemeen: als uw gegevens worden doorgegeven aan een geadresseerde buiten de Europese Economische Unie, dan spant SENAGROUP zich in om per geval een adequaat beschermingsmechanisme te gebruiken, teneinde de bescherming en beveiliging van uw persoonlijke gegevens veilig te stellen volgens de strengste regels en op grond van de verplichtingen als verantwoordelijke voor de verwerking. U kunt een kopie van de genoemde garanties aanvragen en ontvangen via het onderstaande adres in de rubriek “Hoe maak ik gebruik van mijn rechten?».

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de noodzakelijke periode voor het uitvoeren van de in de rubriek “waarvoor dienen uw persoonsgegevens” opgenomen doeleinden.». Bovendien bewaart SENAGROUP uw persoonsgegevens conform de door de van toepassing zijnde regelgeving geldende verplichte bewaartermijn en/of de goede gewoonten van de markt.

Deze bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de verwerkingsdoeleinden en houdt met name rekening met de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen, waarbij een precieze bewaartermijn verplicht is voor bepaalde gegevenscategorieën, de van toepassing zijnde verjaringstermijnen alsmede de aanbevelingen van lokale controleautoriteiten inzake bepaalde categorieën voor het verwerken van gegevens.

SENAGROUP is bijvoorbeeld alleen verplicht uw persoonsgegevens te bewaren als klant gedurende de strikt noodzakelijke termijn voor het beheer van de handelsrelatie, te weten gedurende een termijn van drie jaar vanaf het einde van de handelsrelatie (dit bij uitzondering van wettelijke verplichtingen van de verantwoordelijke voor de verwerking indien er een langere bewaartermijn is vereist). Bijvoorbeeld vanaf een aankoop, de vervaldatum van een garantie, de vervaldatum van een leveringsovereenkomst of het laatste contact vanuit de klant.

Uw persoonsgegevens als prospect en niet als klant worden bewaard gedurende een termijn van drie jaar vanaf het verzamelen daarvan of uw laatste contact met onze diensten (bijvoorbeeld, een verzoek om informatie of een klik op een link in een mail).

Worden uw gegevens beveiligd?

Wij letten sterk op de vertrouwelijkheid en de beveiliging van uw persoonsgegevens.

In dit kader implementeren wij de geschikte technische en organisatorische maatregelen om een aangepast veiligheidsniveau te garanderen dat conform de goede praktijken van de markt is. Wij voldoen tevens aan de reglementaire eisen en beschermen de rechten en gegevens van de betreffende personen vanaf ontvangst bij de verwerkingshandelingen.

Bovendien is ons e-commerce platform, net als alle andere internetsites van de groep, voorzien van versterkte veiligheidsmaatregelen, zoals het gebruik van sterke coderingsprotocollen, de bescherming middels een firewall, een permanente supervisie en regelmatige externe audits. Ten slotte wordt het aan uw account gelinkte wachtwoord als cijfers opgeslagen in onze database, waardoor dit ontoegankelijk wordt voor elke andere persoon dan uzelf.

Welke rechten heeft u inzake uw persoonlijke gegevens?

Bij toepassing van de geldende regelgeving voor de bescherming van gegevens, kunt u op elk moment gebruik maken van uw rechten als belanghebbende; en verzoeken om toegang, rectificatie, verwijdering en overdracht van uw gegevens. U kunt ook uw recht van afscherming en verweer gebruiken bij het verwerken van deze gegevens.

U heeft met name het recht van verweer tegen het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden van handelsprospect. Afhankelijk van de door u gemaakte keuzes bij het aanmaken of wijzigen van uw account, is het mogelijk dat u aanbiedingen ontvangt van ons bedrijf en van andere bedrijven binnen de SENAGROUP groep, of van onze partners. Deze keuzes kunnen op elk moment worden gewijzigd nadat deze zijn gewaarmerkt op uw online account.

Zo kunt u op de link van uitschrijving klikken onder aan elke reclame-uiting in elektronisch formaat indien u niet langer onze nieuwsbrief wilt ontvangen.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Uw rechten kunt u uitoefenen door u te richten aan: SENAGROUP, Cour Lemaire 26, 4651 Battice mailto:info@senagroup.be

In dit kader verzoeken wij u vriendelijk uw verzoek te voorzien van de noodzakelijke onderdelen om u te kunnen identificeren (naam, voornaam, e-mail) en een identiteitsbewijs, alsmede alle informatie met betrekking tot uw verzoek.

U heeft tevens het recht van beroep bij de lokale controleautoriteit indien de van toepassing zijnde regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en met name de AVG wordt overtreden.

Met wie neemt u contact op?

Voor alle aanvullende vragen met betrekking tot dit beleid of de manier waarop SENAGROUP uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via het volgende adres: SENAGROUP, Cour Lemaire 26, 4651 Battice mailto:info@senagroup.be

Wijzigingen en actualisering

Dit vertrouwelijkheidsbeleid kan worden gewijzigd of geactualiseerd conform de verschillende interpretaties, besluiten en meningen met betrekking tot de AVG. SENAGROUP verplicht zich u te berichten via de internetsite over elke uitgevoerde wijziging.

Lexicon

1. “persoonlijke gegevens” of “persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna te noemen “betrokkene”); Als “identificeerbaar” wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, taxatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale entiteit van die natuurlijke persoon;
2. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegeven;
3. “Profilering”: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bestemd om deze persoonsgegevens te gebruiken om bepaalde persoonlijke aspecten vast te stellen voor een natuurlijk persoon, met name om bepaalde elementen te analyseren of te voorspellen inzake arbeidsrendement, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, lokalisering of verplaatsingen van deze fysieke persoon;
4. “Verwerkingsverantwoordelijke”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lid statelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;
5. “Onderaannemer”: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of een ander orgaan die/dat gegevens van persoonlijke aard verwerkt voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke;
6. “Geadresseerde”: de fysieke of rechtspersoon, de openbare autoriteit, de dienst of elke andere organisatie die gegevens van persoonlijke aard ontvangen, of deze nu handelt als derde of niet. Echter, de overheidsinstantie die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een particuliere onderzoeksopdracht conform het Unierecht of het lid statelijke recht, worden niet beschouwd als geadresseerden; De verwerking van deze gegevens door de overheidsinstanties in kwestie is conform de van toepassing zijnde regels inzake de bescherming van gegevens naar gelang de verwerkingsdoeleinden;
7. “Partner”: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de onderaannemer en de personen die vallen onder de directe autoriteit van de verwerkingsverantwoordelijke of de onderaannemer, die toestemming hebben om persoonsgegevens te verwerken;
8. “Toestemming” van de betrokkene, elke uiting van wil, vrij, specifiek, duidelijk en eenstemmig middels welke de betreffende persoon accepteert, middels een verklaring of een duidelijke positieve handeling, dat zijn gegevens van persoonlijke aard zullen worden verwerkt;
9. “Toezichthoudende autoriteit”: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van persoonsgegevens, benoemd door een lidstaat;